Workflow là gì? Các bước xây dựng Workflow hiệu quả

Workflow là gì? Quy trình này đã mang lại hiệu quả như thế nào cho doanh nghiệp? Các bước thực hiện quy trình có khó không? Hãy cùng PLC SCHNEIDER đi tìm hiểu câu trả lời nhé. 

1. Workflow là gì?

Để hiểu hơn về Workflow thì ta chia ra làm 2 phần bao gồm Work – công việc và Flow – dòng chảy. Khái niệm Workflow được bắt nguồn từ Frederick Taylor và Henry Gantt vào đầu thế kỷ 20.

Khi hai từ này đi chung với nhau ta có thể hiểu là một luồng công việc, dòng chảy công việc hay còn được gọi là quy trình công việc. Quy trình này là một quy trình lặp lại, bao gồm các nhiệm vụ cần phải hoàn thành theo một quy trình cụ thể, được sắp xếp theo trật tự có hệ thống chuẩn hóa.

Khi một công việc được gán vào quy trình, nó sẽ tự động chạy theo từng giai đoạn của quy trình. Giúp công việc được hoàn thành nhanh chóng, tối ưu hiệu suất, giảm thiểu sai sót và thời gian xử lý lãng phí trong công việc.

2. Ví dụ về Workflow

a. Trường hợp Workflow được cài đặt sẵn trong quy trình bán hàng

Hệ thống sẽ tự động gửi email kèm theo hóa đơn mua hàng đến cho khách, đối tác, đại lý… Điều này không những giúp tiết kiệm thời gian đáng kể cho doanh nghiệp mà còn mang tính chính xác cao, giảm thiểu tình trạng sai đơn hàng.

b. Trường hợp Workflow được thiết lập vào bộ phận Telesale

Đối với những vấn đề khó khăn mà các nhân viên chăm sóc khách hàng không có khả năng giải quyết được. Hệ thống sẽ tự động gửi email bàn giao nhanh chóng cho các phòng ban liên quan, chẳng hạn như: Marketing, kế toán, kỹ thuật…

3. Lợi ích của Workflow

Như đã nói ở trên thì khi bạn áp dụng Workflow đúng cách sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho tổ chức của mình. Vậy hãy cùng đi sâu vô chi tiết để xem chúng đem lại những gì nhé.

a. Thiết lập quy trình một cách trực quan

Workflow sẽ cung cấp đến cho các doanh nghiệp một sơ đồ quy trình làm việc logic và trực quan nhất. Các nhiệm vụ được sắp xếp theo một trật tự rõ ràng, khiến cho các công việc được thực hiện trôi chảy mà không bị quá tải.

Ngoài ra khi sử dụng sơ đồ đúng cách còn giúp kích thích trí nhớ người dùng, ghi nhận nhiệm vụ và hoàn thành nhanh chóng. Ghi nhớ được các khâu, các giai đoạn theo tuần tự sẽ hạn chế được bất kỳ thiếu sót nào.

b. Loại bỏ quá trình, loại bỏ dư thừa

Các doanh nghiệp có quy mô lớn thì đồng thời công việc họ cũng sẽ nhiều và dày đặc hơn. Workflow sẽ giúp quản lý, lãnh đạo nắm bắt kỹ càng hơn sơ đồ quy trình làm việc của công ty.

Doanh nghiệp dựa vào sơ đồ sẽ dễ phát hiện những lỗ hổng và các nhiệm vụ dư thừa hơn, để điều chỉnh phương án hợp lý.

Bên cạnh đó cũng có thể theo dõi toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối, thay đổi và xóa bỏ các thao tác không cần thiết. Giúp mọi thứ đơn giản hóa và kiểm soát vận hành dễ dàng hơn.

c. Tăng cường trách nhiệm

Khái niệm này giúp mọi người hiểu rõ hơn về nhiệm vụ của mình để hoàn thành đúng tiến độ quy trình đã đặt ra. Giúp nâng cao tinh thần tự giác và trách nhiệm của toàn thể nhân viên.

d. Đưa công việc vào đúng trật tự

Khi sử dụng workflow bạn có thể biết được:

• Cách để bắt đầu công việc
• Cách làm công việc như thế nào?
• Biết được mục tiêu cần nhắm tới
• Tránh mắc những lỗi do quy trình công việc không đúng

e. Giảm chi phí vận hành

Áp dụng sơ đồ Workflow hỗ trợ doanh nghiệp nhận thấy được những phương án tốt nhất, hợp lý nhất để phát triển công việc kinh doanh.

Từ đó, trật tự các quy trình cũng được đơn giản hóa để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành.  Điều này có thể giảm chi phí khi lợi nhuận của bạn tăng lên vì bạn vẫn có thể đáp ứng các mục tiêu cũng như các mục tiêu tương tự với ít tài nguyên hơn.

4. Các bước xây dựng sơ đồ Workflow

Doanh nghiệp và các nhà quản lý có thể làm chủ kế hoạch công việc, cũng như chiến lược kinh doanh bằng cách xây dựng sơ đồ qua các bước sau

a. Xác định nguồn dữ liệu ban đầu của bạn

Để xây dựng được một Workflow hợp lý, bạn phải tìm hiểu các phương pháp hoạt động của quy trình công việc hiện tại trước tiên. Bạn cần xác định các yếu tố:

• Workflow được quản lý bằng bản thảo giấy hay quản lý bằng kỹ thuật số và chủ đề email.
• Các tác vụ sẽ được ai thực hiện và ai là người phê duyệt thông qua.

Bạn nên thảo luận với những người tham gia quy trình để xác định được điều trên và tìm ra các vấn đề họ gặp phải khi sử dụng phương pháp hiện tại.

b. Liệt kê các nhiệm vụ cần hoàn thành

Bạn cần phải biết rõ về các nhiệm vụ, cấu trúc hay những dữ liệu và biểu mẫu nào sẽ được trao đổi trước khi thiết kế một worrkflow. Thường sẽ chia thành 2 kiểu

• Workflow đơn giản: có cấu trúc là chuỗi các nhiệm vụ liên tiếp nhau.
• Workflow phức tạp: có cấu trúc là một dạng biểu đồ với nhiều chuỗi nhiệm vụ song song hoặc liên kết với nhau.

c. Xác định người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ

Sau khi đưa ra các nhiệm vụ và hiểu được cấu trúc và bản chất của chúng thì hãy xem xét những người có thể tham gia vào quy trình làm việc.

Lưu ý liệt kê tất cả các bên liên quan, trách nhiệm cụ thể của họ và những thông tin mà họ yêu cầu để thực hiện nhiệm vụ nhanh chóng.

Có một số nhiệm vụ sẽ tự động chuyển sang bước tiếp theo, tuy nhiên có một số nhiệm vụ phải được phê duyệt hoặc xem xét khi tiến hành bước tiếp theo.

Dựa vào đó, bạn xác định vai trò cụ thể của từng người và thiết lập trách nhiệm cho từng nhiệm vụ.

d. Tạo sơ đồ quy trình làm việc

Sau khi hoàn thiện được các bước trên, bạn có thể bắt đầu phác thảo sơ đồ quy trình công việc của mình.

Nếu như bạn không thành thạo tạo mô hình quy trình công việc, bạn có thể chọn một công cụ quản lý quy trình để hỗ trợ.

e. Kiểm tra quy trình công việc đã tạo

Bạn nên cần đến sự hợp tác của những người có vai trò trong quy trình để có thể đánh giá khách quan về mọi khía cạnh. Thay vì chỉ có đánh giá chủ quan của riêng bạn.

Từ đó xác định được những vấn đề còn tồn tại, những bước cần loại bỏ và những bước là cần thiết. Bạn chỉ thực sự biết được một  workflow có vận hành tốt hay không nhờ vào quá trình kiểm tra workflow.

f. Huấn luyện nhân viên về quy trình làm việc mới

Tổ chức một chương trình đào tạo để giúp nhân viên tự tin sử dụng workflow mới, loại bỏ thói quen với workflow cũ.

Chia sẻ quy trình tạo ra workflow và các sơ đồ workflow của bạn sẽ giúp các học viên có được một bức tranh trực quan tốt hơn về quy trình công việc và hiểu rõ về vai trò của mình trong workflow đó.

g. Triển khai quy trình làm việc mới

Khi bạn đã hoàn thành giai đoạn thử nghiệm và đào tạo, workflow của bạn đã sẵn sàng để được triển khai.

Lưu ý: tốt nhất vẫn nên áp dụng quy trình làm việc cho một nhóm nhỏ trước, và theo dõi trong một thời gian xác định. Tùy thuộc vào kết quả, bạn có thể tiếp tục áp dụng workflow và chia sẻ nó với toàn bộ tổ chức của mình hoặc rút lại workflow để điều chỉnh.

5. Các phần mềm liên quan đến Workflow

a. Workflow hoạt động trên iPhone/iPad

Apple đã mua lại ứng dụng Workflow và cho người dùng của mình sử dụng miễn phí. Ứng dụng này sở hữu chức năng tự động hóa gần như mọi thứ mà bạn có thể làm trên iPhone/iPad.

b. Phần mềm Microsoft project

Phần mềm này không được sử dụng miễn phí và cũng không được bán kèm với Microsoft Office. Mà muốn sử dụng thì bạn phải mua riêng.

Phần mềm này hỗ trợ bạn tạo các mindmap (bản đồ tư duy), workflow để có thể thuyết trình các ý tưởng, thuyết trình kế hoạch của mình một cách khoa học, logic mà chuyên nghiệp nhất.

c. Phần mềm Microsoft Excel

Excel thì có lẽ không còn gì lạ đối với những người đi làm. Với thiết kế dạng bảng của mình, Excel mang đến một giải pháp hữu dụng để bạn vẽ ra workflow, các công việc theo thứ tự.

Lợi ích của Microsoft Excel đem lại:

• Giao diện dễ dùng
• Được cài đặt sẵn trên mọi thiết bị
• Giám sát công việc chặt chẽ
• Theo dõi cụ thể từng nhiệm vụ cần thực hiện.

d. Phần mềm FastWork WorkFlow

Ứng dụng cung cấp những tính năng cần thiết để thiết lập một quy trình làm việc tương ứng với từng vị trí, bộ phận, phòng ban… Mọi công việc được bàn giao cho nhân viên một cách tự động.

>>> Xem thêm: Top các công cụ kiểm thử phần mềm tốt nhất