Blog
Confluence là gì? Sự hữu ích của confluence
Confluence là gì? Sự hữu ích của confluence đối với thời đại thông tin quá tải như hiện nay nói chung cũng như đối với các Business Analyst nói riêng ra sao. Hãy cùng xem qua bài viết này nhé.
1. Confluence là gì?
Confluence là giải pháp phần mềm Enterprise Wiki Software ra đời năm 2004 bởi gã khổng lồ Atlassian. Với chức năng và chi phí phù hợp cho các doanh nghiệp từ nhỏ và vừa (SMEs) tới các doanh nghiệp lớn.
Phần mềm Confluence được đánh giá cao bởi cả người dùng lẫn chuyên gia trong lĩnh vực Knowledge Management Software.
| Phần mềm | Confluence |
| Phân loại | Knowledge Management Software |
| Danh mục | Enterprise Wiki Software |
| Hệ điều hành | Windows 7, Windows Vista, Windows XP, Mac OS, Web browser (OS agnostic), Windows 2000, Windows 8, Windows 10 |
Confluence là không gian làm việc nhóm, là nơi kết hợp giữa kiến thức và sự cộng tác nhóm. Cung cấp cho nhóm bạn một nơi để tạo, nắm bắt và cộng tác trong bất kỳ dự án hoặc ý tưởng nào.
Space giúp nhóm của bạn cấu trúc, tổ chức và chia sẻ công việc, mọi thành viên trong nhóm đều có khả năng hiểu biết về quy định và tiếp cận thông tin một cách thuận lợi và nhanh chóng nhất.
2. Các tính năng Confluence
Confluence – công cụ làm việc theo nhóm
Confluence không chỉ là văn bản, mà chúng còn cung cấp cho bạn khả năng để tạo ra mọi thứ. Từ các ghi chú trong cuộc họp, kế hoạch dự án, yêu cầu sản phẩm,… và còn nhiều hơn thế nữa. Các nội dung có thể bao gồm đa phương tiện, nội dung làm cho công việc của bạn trở nên sống động hơn.
Phản hồi theo ngữ cảnh: Để lại phản hội của bạn về công việc bản thân theo dòng sự kiện (inline). Không cần phải lãng phí thời gian để tìm phản hồi trong đống email hoặc chuỗi trò chuyện của bạn.
Làm việc trên cùng một không gian (Work in one place): Tạo không gian cho mọi nhóm, bộ phận, hoặc dự án lớn để nhằm chia sẻ kiến thức, thông tin và tổ chức công việc. Sử dụng cấu trúc phân cấp và một công cụ tìm kiếm mạnh mẽ để tìm việc được phân bổ nhanh chóng và dễ dàng.
Đồng bộ hóa giữa thiết bị di động và máy tính để bàn
Làm việc cùng nhau từ mọi nơi với Confluence Mobile
Confluence cloud mobile app
Nếu bạn có tài khoản Confluence – Cloud của Atlassian, hãy tải xuống ứng dụng và bắt đầu làm việc với nhóm của bạn từ bất cứ nơi nào bạn đang ở hôm nay.
Confluence server mobile app
Nếu bạn có phiên bản Confluence – elf – hosted, mà quản trị viên hệ thống của bạn đã cài đặt trên phần cứng của tổ chức của bạn, hãy truy cập trang documentation page của Atlassian để thiết lập cá thể của bạn. Sau đó, tải xuống ứng dụng.
Theo dõi hoạt động của nhóm, đưa ra phản hồi, theo dõi tiến độ dự án và duy trì đồng bộ hóa giữa thiết bị di động và máy tinh để bàn (desktop).
Các tính năng chính của Confluence
Templates
Templates bao gồm các mẫu thực hành tốt nhất để giúp bạn để giúp bạn tạo ra các trang phổ biến thường dùng do đó bạn không phải lo lắng về định dạng.
Quản lý tài liệu ( Document management)
Chia sẻ các tệp PDF, tài liệu Office, hình ảnh và hơn thế nữa trong Confluence. Phiên bản hóa tự động, chế độ xem tức thì (instant preview), Tìm kiếm trong toàn văn bản (full-text search) và nhận xét được ghim (pinned comments) giúp dễ dàng quản lý tệp của bạn.
Phân quyền (permission)
Giữ an toàn cho nội dung trang web của bạn với việc phân quyền chi tiết cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn dự án.
Jira
Kết nối với Jira để cung cấp thông tin chi tiết về sự phát triển của công việc của bạn với liên kết tự động, tạo và báo cáo sự cố 1 cách nhanh chóng trong Confluence
Phiên bản hóa trang và tệp tin (page and file versioning)
Theo dõi mọi phiên bản và sự thay đổi mà bạn và nhóm lập trình của bạn thực hiện cho một trang. Các tệp cũng là đánh số phiên bản tự động.
Các tiện ích bổ sung Confluence
Các Confluence Add-ons giúp bạn dễ dàng tìm thấy câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp về công việc với Q & A nội bộ (Internal Question & Answer), theo dõi các dự án Jira, các sự kiện trong kế hoạch và hơn thế nữa. Confluence Add-ons gồm
- Team Calendar for Confluence
- Questions for Confluence
Team Calendar for Confluence
Là một Add-ons cung cấp cho nhóm của bạn một cách để sắp xếp và xem xét tính khả dụng khi liên kết với các sự kiện cá nhân và nhóm tới các lịch làm việc cá nhân và các trang Confluence. Nó bao gồm các chức năng:
- Lên lịch nghỉ, tham quan và rosters
- Lập kế hoạch dự án và sự kiện
- Kế hoạch phát hành JIRA Software, các công việc gấp và sự cố.
- Chế độ xem theo trình tự thời gian, tháng và tuần
- Tích hợp GCal, iCal và Outlook
Questions for Confluence
Là công cụ để bạn có được câu trả lời cho câu hỏi của bạn tại nơi làm việc. Cung cấp cho mọi người một cách để đặt câu hỏi trong nhóm của họ hoặc của bất kỳ ai trong toàn bộ tổ chức. Nó bao gồm các chức năng:
- Hỏi, bỏ phiếu và trả lời các câu hỏi
- Tích hợp tìm kiếm kiểu Type-ahead
- Bỏ phiếu cho câu trả lời và tính điểm
- Bảng xếp hạng (Leaderboard) dành cho chuyên gia theo chủ đề
- Thông báo cho câu hỏi và câu trả lời mới
3. Hosting Options – nơi lưu trữ
Confluence cho phép bạn có 3 phương án để lưu trữ và quản lý dữ liệu
Cloud
Confluence Cloud cho phép bạn lưu trữ trang web của bạn mà không cần máy chủ, bộ nhớ hoặc bảo trì.
Bạn có quyền truy cập ngay vào các tính năng mới nhất với các nâng cấp tự động, hiệu suất tối ưu và quy mô bằng cách sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây AWS.
Data Center
Trung tâm dữ liệu hợp lưu là một giải pháp tự quản lý, cung cấp cho các tổ chức các tùy chọn cấu hình để đáp ứng nhu cầu cộng tác nhóm.
Chế độ chỉ đọc và tính linh hoạt khi triển khai với các nhà cung cấp, cho phép truy cập không bị gián đoạn và mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu của người dùng.
Server
Lưu trữ máy chủ hợp lưu trên phần cứng của riêng bạn và tùy chỉnh thiết lập của bạn theo cách bạn muốn.
Tùy chọn này là tốt nhất cho các nhóm cần quản lý tất cả các chi tiết, thực thi các yêu cầu nghiêm ngặt hơn về quản trị dữ liệu và không bận tâm đến sự phức tạp bổ sung của việc lưu trữ chính họ.
4. Lợi ích của Confluence trong thời đại quá tải thông tin
Các tài liệu giúp cải thiện quy trình làm việc
Với Confluence mọi người có thể dễ dàng truy cập vào tất cả các tài liệu liên quan và cập nhật chúng ở một nơi, một nguồn tin cậy.
Confluence cũng có phép kết với các loại nội dung khác nahu trong một tài liệu. Có thể là văn bản, biểu đồ, hình ảnh,…
Ứng dụng này đi kèm với các mẫu tài liệu phổ biến như các bài báo hướng dẫn hay ghi chú cuộc họp hàng tuần, được tạo ra từ sự hợp tác với các chuyên gia nội dung hàng đầu.
Sự có tổ chức giúp tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn
Confluence giúp việc quản lý các phiên bản và lưu trữ dễ dàng hơn nhờ có các Không gian (Spaces), cho phép bạn sắp xếp công việc của mình thành các danh mục có ý nghĩa.
Confluence cũng đóng vai trò là kho lưu trữ tất cả các tập tin của bạn ở một nơi có thể truy cập được. Thông tin được mở cho tất cả mọi người, thay vì bị chôn vùi trên các dịch vụ lưu trữ đám mây và các công cụ khác nhau.
Phương pháp “tất cả trong một” (all-in-one) này giúp tiết kiệm thời gian cho mọi người trong tổ chức vì họ có thể tự cung cấp cho mình những thông tin họ cần.
Ưu tiên giảm lượng thông tin
Bạn có thể ưu tiên các dự án với nhóm của mình dựa trên mục tiêu của tổ chức. Tương tự vậy, bạn cũng nên dành thời gian để ưu tiên luồng thông tin đến: các email, bản tin, thông báo và tài liệu.
Confluence cung cấp các mẫu (template) để thiết lập và theo dõi OKRs (Objective Key Results), cũng như hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược chung và thiết lập mục tiêu.
Bạn cũng có thể giao tiếp trực tiếp trong tài liệu bạn đang làm việc và kết nối Confluence với Slack để giảm tải hộp thư đến của bạn. Ngoài ra, chức năng tìm kiếm nâng cao của Confluence sử dụng công nghệ máy học để ưu tiên kết quả tìm kiếm cho bạn.
>>> Xem thêm: Issues là gì? Issue trong JIRA – cách tạo và thao tác